Όταν μια υπηρεσία ζητά πιστοποιητικά δημοτολογίου και ληξιαρχείου, η σωστή επιλογή εξαρτάται από το τι θέλουμε να αποδείξουμε. Το Ληξιαρχείο καταγράφει γεγονότα ζωής, ενώ το Δημοτολόγιο τηρεί την εγγραφή του δημότη και την οικογενειακή του μερίδα.
Η διάκριση έχει σημασία και στην ηλεκτρονική αναζήτηση: δεν είναι κάθε παλιά πράξη διαθέσιμη για άμεση έκδοση. Όταν δεν εμφανίζεται, υπάρχει αίτηση μέσω ΚΕΠ, η οποία διεκπεραιώνεται από υπάλληλο.
Πιστοποιητικά δημοτολογίου και ληξιαρχείου: ποια είναι η διαφορά;
Η γέννηση, ο γάμος και ο θάνατος είναι γεγονότα που καταγράφονται στο Ληξιαρχείο και συνδέονται με τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις. Στο Δημοτολόγιο, αντίθετα, σημείο αναφοράς είναι η εγγραφή του δημότη και η οικογενειακή μερίδα.
Από το Δημοτολόγιο εκδίδεται, για παράδειγμα, το πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης. Από εκεί προέρχεται και το πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών, με βάση τις δημοτολογικές εγγραφές και τα επίσημα στοιχεία που ερευνά ο Δήμος.
Οι δύο υπηρεσίες συνδέονται ηλεκτρονικά μέσω του Μητρώου Πολιτών, αλλά παραμένουν διακριτές και τηρούν διαφορετικά είδη εγγραφών.
Η σύνδεση δεν σημαίνει ότι κάθε ληξιαρχικό στοιχείο υπήρχε ανέκαθεν και στο Δημοτολόγιο. Πολλά τέτοια στοιχεία δεν είχαν καταγραφεί εκεί, επειδή δεν ήταν απαραίτητα για τη λειτουργία του. Όπου λείπουν, μπορεί να χρειαστεί αναζήτηση στους δημοτολογικούς φακέλους ή να ζητηθεί από τον πολίτη η πράξη.
Έχει σημασία σε ποιον Δήμο έγινε ο γάμος;
Ναι, όταν αναζητούμε τη ληξιαρχική πράξη γάμου. Η καταχώριση πολιτικού ή θρησκευτικού γάμου αφορά το Ληξιαρχείο του Δήμου όπου τελέστηκε ο γάμος.
Για το πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, η αφετηρία είναι διαφορετική: εκδίδεται από το Δημοτολόγιο του Δήμου όπου τηρείται η οικογενειακή μερίδα. Αν οι δύο Δήμοι δεν ταυτίζονται, αλλάζει και η υπηρεσία στην οποία αναφέρεται κάθε έγγραφο.
Αντίστοιχα, για πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών σημείο αναφοράς είναι το Δημοτολόγιο όπου ο θανών διατηρούσε την οικογενειακή του μερίδα. Η επιλογή του εγγράφου εξαρτάται από το τι ζητείται: η καταγραφή ενός γεγονότος ή η πιστοποίηση στοιχείων από το Δημοτολόγιο.
Γιατί δεν εμφανίζεται μια παλιά πράξη;
Η άμεση ηλεκτρονική διαθεσιμότητα εξαρτάται από την κατηγορία της πράξης και τα στοιχεία της στο Μητρώο. Παλαιότερες πράξεις που μεταβλήθηκαν ή για τις οποίες εκδόθηκε απόσπασμα από το 2018 και μετά μπορούν να είναι διαθέσιμες, όπως και ορισμένες πράξεις του Ειδικού Ληξιαρχείου Αθηνών από τις 22 Ιανουαρίου 2018.
Μια παλιά πράξη που δεν έχει μεταβληθεί και για την οποία δεν έχει εκδοθεί απόσπασμα χρειάζεται να επιβεβαιωθεί και να εκδοθεί μία φορά από τον Δήμο. Στη συνέχεια μπορεί να αναζητηθεί και ηλεκτρονικά.
Το Μητρώο Πολιτών τέθηκε σε λειτουργία στις 22 Ιανουαρίου 2018 και συνδέει ηλεκτρονικά τις υπηρεσίες Ληξιαρχείου και Δημοτολογίου. Η λειτουργία του δεν σημαίνει ότι κάθε παλαιότερη πράξη είναι διαθέσιμη για άμεση έκδοση· αυτό εξαρτάται από τα στοιχεία που έχουν καταχωριστεί.
Αν η αναζήτηση αποτύχει, ελέγξτε και τα στοιχεία ταυτοποίησης. Για πρόβλημα στα στοιχεία της ίδιας της πράξης, οι οδηγίες παραπέμπουν στον Δήμο· για λάθος στα στοιχεία του φορολογικού μητρώου, στη ΔΟΥ.
Και αν το έγγραφο δεν εκδίδεται αμέσως;
Για ληξιαρχικές πράξεις πριν από το 2013 ή για πράξεις που δεν εκδίδονται ηλεκτρονικά για άλλον λόγο, μπορείτε να υποβάλετε ηλεκτρονική αίτηση μέσω ΚΕΠ. Από αυτή τη διαδρομή μπορούν να ζητηθούν αποσπάσματα ανεξάρτητα από το έτος έκδοσής τους.
Η αίτηση υποβάλλεται ηλεκτρονικά, αλλά η έκδοση δεν είναι αυτόματη: απαιτείται διεκπεραίωση από υπάλληλο. Όταν ολοκληρωθεί, το απόσπασμα αποστέλλεται στη θυρίδα του πολίτη και ακολουθεί ενημέρωση μέσω email και SMS. Το έγγραφο φέρει υπογραφή και σφραγίδα Ληξιάρχου.
Για να ξεκινήσει η ηλεκτρονική διαδικασία χρειάζονται οι προσωπικοί κωδικοί Taxisnet. Αν η παλιά πράξη δεν έχει καταχωριστεί ή χρειάζεται επιβεβαίωση, η έκδοσή της γίνεται από τον Δήμο.
Χρειάζεται να εκδώσω ο ίδιος το πιστοποιητικό;
Για το πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, η απάντηση εξαρτάται από τη χρήση. Από τις 10 Οκτωβρίου 2025, όταν αποτελεί δικαιολογητικό για διοικητική διαδικασία στο Δημόσιο, αναζητείται και εκδίδεται αυτεπάγγελτα από την αρμόδια δημόσια αρχή.
Η διαδικασία έκδοσής του αφορά πλέον χρήση στον ιδιωτικό τομέα, δικαστική χρήση ή χρήση στην αλλοδαπή. Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση, επιβεβαιώστε με την υπηρεσία που το ζητά αν χρειάζεται να το προσκομίσετε εσείς.
Το πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης παρέχεται χωρίς κόστος. Η ψηφιακή αίτηση εκτιμάται ότι διαρκεί δύο λεπτά, ενώ η προθεσμία διεκπεραίωσης είναι έως 10 ημέρες.
Τα ψηφιακά πιστοποιητικά και αποσπάσματα φέρουν ηλεκτρονική σφραγίδα και μοναδικό κωδικό επαλήθευσης. Είναι νομικά ισοδύναμα με τα έντυπα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα.
