Ο αριθμός πρωτοκόλλου είναι συνήθως το πρώτο στοιχείο που κρατάμε όταν καταθέτουμε ένα αίτημα στον δήμο. Όμως δεν δείχνει από μόνος του αν η υπόθεση προχωρά: βοηθά να εντοπιστεί η αίτηση, ενώ για το στάδιο διεκπεραίωσης χρειάζεται ξεχωριστή ενημέρωση.
Η ψηφιακή ενημέρωση προβλέπει ότι μπορούμε να βλέπουμε την πορεία μιας διοικητικής υπόθεσης. Αν δεν τη βρίσκουμε στο politis.gov.gr, δεν σημαίνει απαραίτητα ότι δεν παραλήφθηκε· χρειάζεται να ζητήσουμε γραπτώς από τον δήμο επιβεβαίωση της καταχώρισης και στοιχεία για την εξέλιξή της.
Τι αποδεικνύει ο αριθμός πρωτοκόλλου;
Η απόδειξη παραλαβής συνδέει τον αριθμό πρωτοκόλλου με την αίτηση που καταθέσαμε. Πρέπει επίσης να αναφέρει την προθεσμία διεκπεραίωσης και να επισημαίνει ότι, αν ξεπεραστούν τα προβλεπόμενα χρονικά όρια, παρέχεται δυνατότητα αποζημίωσης.
Η χορήγηση αριθμού δεν σημαίνει ότι το αίτημα εγκρίθηκε ή ολοκληρώθηκε. Είναι το στοιχείο με το οποίο η υπηρεσία μπορεί να εντοπίσει τη συγκεκριμένη υπόθεση.
Κρατήστε την απόδειξη και σημειώστε χωριστά την ημερομηνία και την υπηρεσία όπου καταθέσατε το αίτημα. Αν λάβετε σύνδεσμο ή QR code παρακολούθησης, φυλάξτε και αυτά.
Ο αριθμός πρωτοκόλλου και ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός παρακολούθησης δεν είναι το ίδιο. Ο δεύτερος συνδέεται με τον φορέα καταχώρισης και τον αριθμό πρωτοκόλλου, αλλά είναι διαφορετικό στοιχείο.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να βλέπω για το αίτημα;
Η ρύθμιση για την ψηφιακή ενημέρωση ισχύει από την 1η Ιουνίου 2026 και αφορά, μεταξύ άλλων, τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης. Η ενημέρωση καλύπτει κάθε στάδιο διεκπεραίωσης και παρέχεται με μοναδικό κωδικό ή άλλο πρόσφορο ηλεκτρονικό μέσο.
Στην πορεία της υπόθεσης πρέπει να μπορεί να εμφανίζεται αν ο φάκελος κατατέθηκε πλήρης, σε ποιο στάδιο βρίσκεται, ποιος είναι ο εκτιμώμενος χρόνος ολοκλήρωσης και ποια υπηρεσιακή μονάδα είναι αρμόδια. Θα πρέπει επίσης να υπάρχουν τα στοιχεία επικοινωνίας της μονάδας.
Στην εφαρμογή καταχωρίζονται ο αριθμός πρωτοκόλλου και ο τίτλος της διαδικασίας ή ο Μοναδικός Αριθμός Καταχώρισης στο Μίτος. Μετά την καταχώριση, ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό, σύνδεσμο παρακολούθησης, QR code και τον αριθμό πρωτοκόλλου.
Για να ελέγξετε ψηφιακά την υπόθεση, επισκεφθείτε το politis.gov.gr. Για είσοδο ως φυσικό πρόσωπο απαιτούνται προσωπικοί κωδικοί Taxisnet και επιβεβαιωμένος αριθμός κινητού στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας, ώστε να λάβετε κωδικό μίας χρήσης. Αν έχετε τον σύνδεσμο ή το QR code που δόθηκε για τη συγκεκριμένη υπόθεση, μπορείτε να δείτε τα στοιχεία της χωρίς αυτή την επιπλέον ταυτοποίηση.
Ο εκτιμώμενος χρόνος δεν ταυτίζεται με τη νόμιμη προθεσμία. Ο πρώτος αποτυπώνει τον χρόνο που εκτιμάται για την υπόθεση, ενώ η δεύτερη είναι το χρονικό όριο που πρέπει να ελέγξουμε για τη συγκεκριμένη διαδικασία.
Κι αν δεν εμφανίζεται τίποτα στο politis.gov.gr;
Η ψηφιακή παρακολούθηση βασίζεται στην καταχώριση των στοιχείων από τον αρμόδιο φορέα. Γι’ αυτό δεν είναι δεδομένο ότι κάθε αίτημα σε κάθε δήμο εμφανίζεται ήδη στην εφαρμογή. Η απουσία του από την οθόνη, από μόνη της, δεν αποδεικνύει ότι ο δήμος δεν παρέλαβε την αίτηση.
Στείλτε γραπτό μήνυμα στο πρωτόκολλο ή στην υπηρεσία του δήμου, αναφέροντας τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία κατάθεσης. Ζητήστε να σας επιβεβαιώσουν αν το αίτημα έχει καταχωριστεί στο politis.gov.gr και να σας γνωστοποιήσουν το στάδιο, αν ο φάκελος είναι πλήρης, ποια μονάδα είναι αρμόδια και ποιος είναι ο εκτιμώμενος χρόνος.
Μπορείτε να γράψετε, για παράδειγμα: «Παρακαλώ επιβεβαιώστε αν η αίτησή μου με αριθμό πρωτοκόλλου [αριθμός], που κατατέθηκε στις [ημερομηνία], έχει καταχωριστεί στην εφαρμογή. Θα ήθελα να ενημερωθώ για το στάδιο διεκπεραίωσης, την πληρότητα του φακέλου, την αρμόδια υπηρεσιακή μονάδα και τα στοιχεία επικοινωνίας της».
Αν η υπηρεσία απαντήσει ότι το αίτημα διαβιβάστηκε αλλού, ζητήστε το όνομα της μονάδας που το παρέλαβε και επιβεβαίωση ότι η μεταφορά καταχωρίστηκε. Από εκείνο το σημείο, την ενημέρωση για την πορεία αναλαμβάνει η μονάδα ή ο φορέας που παρέλαβε την υπόθεση.
Ποια προθεσμία ισχύει και τι κάνετε αν περάσει;
Οι οδηγίες του Μίτος αναφέρουν γενική προθεσμία απάντησης 50 ημερολογιακών ημερών, εκτός αν προβλέπεται ειδικότερη και συντομότερη προθεσμία. Για την έκδοση πιστοποιητικών και βεβαιώσεων, αναφέρουν προθεσμία το αργότερο 10 ημερών.
Σημασία έχει και από πότε μετρά ο χρόνος: η γενική προθεσμία αρχίζει όταν η αίτηση φτάσει στην αρμόδια υπηρεσία. Αν κατατεθεί σε αναρμόδια υπηρεσία, εκείνη οφείλει να τη διαβιβάσει στην αρμόδια μέσα σε πέντε ημέρες και να ενημερώσει τον ενδιαφερόμενο.
Αν η υπηρεσία δεν μπορεί να ολοκληρώσει την υπόθεση εγκαίρως, προβλέπεται έγγραφη ενημέρωση για τους λόγους της καθυστέρησης, τον υπάλληλο που χειρίζεται την υπόθεση και το τηλέφωνό του, καθώς και για τυχόν δικαιολογητικά που λείπουν. Αν έχει παρέλθει η προθεσμία χωρίς απάντηση, ζητήστε εγγράφως αυτές τις πληροφορίες και έναν νέο εκτιμώμενο χρόνο. Για το ποια προθεσμία ισχύει στη δική σας περίπτωση, απευθυνθείτε στην αρμόδια υπηρεσία.
Αν η καθυστέρηση συνεχίζεται, πού απευθύνεστε;
Αν η επικοινωνία με τον δήμο δεν λύσει το ζήτημα, ελέγξτε αν υπάρχει ενεργός Συμπαραστάτης του Δημότη και της Επιχείρησης. Ο ρόλος του είναι να διαμεσολαβεί μεταξύ πολιτών και δημοτικών υπηρεσιών για την αντιμετώπιση φαινομένων κακοδιοίκησης.
Ο θεσμός προβλέπεται για δήμους άνω των 20.000 κατοίκων και για νησιωτικούς δήμους, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι κάθε δήμος έχει επιλέξει πρόσωπο για τη θέση. Για αναφορά στον Συμπαραστάτη, ο πολίτης πρέπει να ενημερωθεί για τις ενέργειές του εντός 30 ημερών.
Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο αναφοράς στον Συνήγορο του Πολίτη, αφού προηγουμένως έχετε απευθυνθεί στην υπηρεσία του δήμου χωρίς να επιτευχθεί λύση. Περιγράψτε καθαρά το πρόβλημα και τις ενέργειες που κάνατε και κρατήστε αντίγραφα της αίτησης και της επικοινωνίας σας. Ο Συνήγορος αναφέρει ότι δεν διαμεσολαβεί όταν έχουν περάσει περισσότεροι από έξι μήνες από τότε που πληροφορηθήκατε την παράνομη πράξη ή παράλειψη.
Κρατήστε την απόδειξη με τον αριθμό πρωτοκόλλου· αν η υπόθεση δεν εμφανίζεται, ζητήστε γραπτώς από τον δήμο ενημέρωση για την πορεία της.
