Ληξιαρχικές πράξεις στο εξωτερικό: Πότε χρειάζεται το Ειδικό Ληξιαρχείο;

Οι ληξιαρχικές πράξεις για μια γέννηση, έναν γάμο ή έναν θάνατο στο εξωτερικό συχνά φέρνουν μαζί τους ένα πρακτικό ερώτημα: πρέπει να περάσουν από το Ειδικό Ληξιαρχείο στην Αθήνα; Κατά κανόνα, όχι. Από την 1η Ιανουαρίου 2022, πρώτος σταθμός είναι το κατά τόπον αρμόδιο έμμισθο ελληνικό προξενείο, που καταχωρίζει την πράξη απευθείας στο Μητρώο Πολιτών.

Το Ειδικό Ληξιαρχείο εξακολουθεί να έχει ρόλο, αλλά σε συγκεκριμένες εξαιρέσεις, διορθώσεις και ειδικές περιπτώσεις. Η διαφορά έχει σημασία πριν αρχίσει κανείς να συγκεντρώνει δικαιολογητικά ή να αναζητά αντίγραφα.

Πού καταχωρίζονται οι ληξιαρχικές πράξεις από το εξωτερικό;

Το έμμισθο ελληνικό προξενείο συντάσσει πράξεις για γεγονότα που συνέβησαν στην περιοχή της δικής του χωρικής αρμοδιότητας. Στο πεδίο του περιλαμβάνονται γεννήσεις, γάμοι και θάνατοι Ελλήνων στην αλλοδαπή, αλλά και μεταβολές ή διορθώσεις των σχετικών πράξεων.

Η προξενική καταχώριση γίνεται απευθείας στο Μητρώο Πολιτών. Δεν χρειάζεται δεύτερη μεταγραφή στο Ειδικό Ληξιαρχείο, ενώ η καταχώριση προωθείται στον δήμο όπου τηρείται η οικογενειακή μερίδα του πολίτη.

Για πράξη γέννησης ή γάμου, το Υπουργείο Εξωτερικών αναφέρει ότι απαιτείται αυτοπρόσωπη παρουσία των ενδιαφερομένων στο προξενείο. Πριν από την επίσκεψη, είναι χρήσιμο να επιβεβαιωθούν η κατά τόπον αρμοδιότητα και τα δικαιολογητικά, καθώς οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν ανά χώρα και είδος πράξης.

Πότε αναλαμβάνει το Ειδικό Ληξιαρχείο;

Το Ειδικό Ληξιαρχείο Αθηνών, υπηρεσία του Υπουργείου Εσωτερικών, καταχωρίζει ή μεταγράφει αλλοδαπές ληξιαρχικές πράξεις Ελλήνων με ενεργή εγγραφή σε ισχύον δημοτολόγιο στις περιπτώσεις που προβλέπονται ειδικά. Ασχολείται επίσης με διορθώσεις και μεταβολές πράξεων.

Μία από τις εξαιρέσεις αφορά γεγονός που δεν δηλώθηκε εμπρόθεσμα στο αρμόδιο προξενείο, όταν οι ενδιαφερόμενοι κατοικούν πλέον μόνιμα στην Ελλάδα ή σε χώρα διαφορετική από εκείνη όπου συνέβη. Απαιτείται η αντίστοιχη βεβαίωση μόνιμης κατοικίας· για διαμονή σε άλλη χώρα, η σχετική βεβαίωση πρέπει να είναι επίσημα μεταφρασμένη στα ελληνικά.

Το Ειδικό Ληξιαρχείο μπορεί επίσης να αναλάβει όταν δεν υπάρχει προξενείο ή όταν η μετάβαση στο αρμόδιο προξενείο απαιτεί διαδρομή μεγαλύτερη από 500 χιλιόμετρα. Προβλέπεται ακόμη περίπτωση αδυναμίας λειτουργίας της προξενικής αρχής λόγω ανωτέρας βίας, όπως πόλεμος ή διακοπή διπλωματικών σχέσεων.

Για γεγονός στην περιοχή άμισθου προξενείου υπάρχουν εναλλακτικές: το πλησιέστερο έμμισθο προξενείο, απευθείας το Ειδικό Ληξιαρχείο ή διαβίβαση σε αυτό των μεταφρασμένων αντιγράφων των απαιτούμενων πιστοποιητικών από το άμισθο προξενείο.

Υπάρχουν και ειδικές υποθέσεις, όπως ορισμένες διορθώσεις βάσει τελεσίδικης ελληνικής δικαστικής απόφασης ή μεταβολές για τις οποίες απαιτείται αναγνώριση δεδικασμένου αλλοδαπού τίτλου. Ειδική πρόβλεψη υπάρχει και για πράξη θανάτου Έλληνα εγγεγραμμένου μόνο σε Μητρώο Αρρένων.

Και αν το ξένο πιστοποιητικό έχει διαφορετικά στοιχεία;

Η μεταγραφή είναι πιστή μεταφορά των στοιχείων της αλλοδαπής πράξης, όχι ευκαιρία να αλλάξουν κατά την καταχώριση. Αν τα στοιχεία της διαφέρουν από εκείνα του ελληνικού δημοτολογίου, το Ειδικό Ληξιαρχείο δεν μπορεί να προχωρήσει στη μεταγραφή.

Σε μια τέτοια περίπτωση χρειάζεται συνεννόηση με την αρμόδια προξενική αρχή ή το Υπουργείο Εσωτερικών για τη διαδικασία που ταιριάζει στην υπόθεση. Για την κατάρτιση πράξης πρέπει επίσης να τεκμηριώνεται η ταυτοπροσωπία με επίσημα ελληνικά και αλλοδαπά έγγραφα. Τα αλλοδαπά έγγραφα πρέπει να είναι νομίμως επικυρωμένα και μεταφρασμένα, όπου αυτό απαιτείται.

Δεν χρειάζεται κάθε έγγραφο Apostille. Για δημόσια έγγραφα κράτους-μέλους της ΕΕ που καλύπτονται από τον σχετικό ευρωπαϊκό κανονισμό, δεν απαιτείται η επισημείωση για την απόδειξη της γνησιότητάς τους. Η απαλλαγή αυτή δεν σημαίνει αυτόματη αναγνώριση των έννομων αποτελεσμάτων του εγγράφου.

Όταν η αλλοδαπή αρχή δεν εκδίδει πιστοποιητικό για το γεγονός, το Ειδικό Ληξιαρχείο μπορεί σε ορισμένες ειδικές περιπτώσεις να συντάξει πρωτογενή πράξη, ύστερα από συνεννόηση με το αρμόδιο προξενείο.

Μπορεί η αίτηση να γίνει ψηφιακά;

Για τις υποθέσεις που υπάγονται στο Ειδικό Ληξιαρχείο, απόφαση του 2026 προβλέπει προέγκριση δικαιολογητικών μέσω της πλατφόρμας του και, μετά τη θετική προέγκριση, δυνατότητα ψηφιακής αίτησης καταχώρισης.

Η δυνατότητα τελικής ψηφιακής αίτησης αφορά πολίτες που έχουν ταυτοποιηθεί με κωδικούς Taxisnet και πληρεξούσιους δικηγόρους που έχουν ταυτοποιηθεί μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Ολομέλειας Δικηγορικών Συλλόγων. Όσοι έχουν ταυτοποιηθεί μόνο με email υποβάλλουν την αίτηση με φυσική παρουσία.

Μετά τη θετική προέγκριση, τα πρωτότυπα δικαιολογητικά ή ακριβή αντίγραφά τους επικυρωμένα από Έλληνα δικηγόρο μπορούν να σταλούν με συστημένη ταχυμεταφορά ή να προσκομιστούν αυτοπροσώπως. Αν έχουν υποβληθεί και εγκριθεί τέτοια επικυρωμένα αντίγραφα, κανονικά δεν απαιτούνται τα πρωτότυπα.

Ο αριθμός υπόθεσης προέγκρισης και η ταύτιση των εγγράφων με όσα εγκρίθηκαν βοηθούν στην παρακολούθηση της διαδικασίας. Αν περάσουν άπρακτοι τρεις μήνες από την ειδοποίηση χωρίς να υποβληθούν τα δικαιολογητικά ή η αίτηση στο προβλεπόμενο στάδιο, η προέγκριση απορρίπτεται αυτόματα, με δυνατότητα νέας υποβολής.

Αν χρειάζομαι μόνο αντίγραφο παλιάς πράξης;

Η έκδοση αντιγράφου μιας ήδη καταχωρισμένης πράξης είναι διαφορετική υπόθεση από την αρχική καταχώριση. Για γεγονότα που είχαν δηλωθεί στο Ειδικό Ληξιαρχείο πριν από τις 22 Ιανουαρίου 2018, υπάρχει αίτηση μέσω gov.gr για πράξεις γέννησης, γάμου, συμφώνου συμβίωσης και θανάτου. Η απάντηση αποστέλλεται στη Θυρίδα του πολίτη και στο Gov.gr Wallet.

Πράξεις που δηλώθηκαν στο Ειδικό Ληξιαρχείο από τις 22 Ιανουαρίου 2018 και μετά, καθώς και πράξεις που δηλώθηκαν σε ελληνικές προξενικές αρχές από την 1η Ιανουαρίου 2022, περιλαμβάνονται στις κατηγορίες για τις οποίες μπορεί να είναι διαθέσιμη ηλεκτρονική έκδοση.

Το πρώτο βήμα λοιπόν δεν είναι πάντα ένα ταξίδι στην Αθήνα: είναι να ξεχωρίσουμε αν χρειαζόμαστε νέα καταχώριση ή ένα έγγραφο που υπάρχει ήδη.